Freigegebene Postfächer können über Microsoft Exchange einem Benutzer zugewiesen werden. Mit der Zuweisung kann auch eine Automatische Zuteilung durchgeführt werden welche dem Benutzer das neu zugeteilte Postfach einbindet. Der Vorteil, das neu zugeteilte Postfach erscheint beim Benutzer nach wenigen Minuten in Outlook automatisch. Leider hat diese automatische Zueilung aber auch einige Nachteile, zum Beispiel werden Mails so nicht indexiert und somit kann das Postfach nicht durchsucht werden. Auch werden alle Mails von diesen Postfächern in einer .ost Datei gespeichert.

Wird das Postfach manuell hinzugefügt, wird eine separate.ost Datei pro Postfach angelegt und eine Indexierung der Mails findet statt, bedeutet, das Postfach ist durchsuchbar.

Mailbox hinzufügen

Klicken Sie in «Outlook» auf Datei. Anschliessend auf «Kontoeinstellungen» und dann weiter auf «Kontoeinstellungen …».

In den Kontoeinstellungen klicken Sie auf «Neu…»

Geben Sie die Mailadresse des «Freigegebenen Postfachs» ein.   Klicken Sie auf «Verbinden».

Geben Sie bei der Microsoft Anmeldung Ihre persönliche Mailadresse ein.

Authentifizieren Sie sich mit Ihrem persönlichen Passwort (das gleiche wie für den PC).

Schliessen Sie die Anmeldung ab.

Starten Sie Outlook neu!

Anschliessend sehen Sie die Mailbox auf der linken Seite in der Postfachleiste angezeigt und kann bedient werden, wie jedes andere Postfach.

In den «Kontoeinstellungen» werden Sie aber neu auch einen Eintrag sehen mit der neu hinzugefügten Mailbox. So sehen Sie, dass es funktioniert hat.

Mailbox löschen

Klicken Sie in «Outlook» auf Datei.
Anschliessend auf «Kontoeinstellungen» und dann weiter auf «Kontoeinstellungen …».

Klicken Sie auf die Mailbox, welche Sie entfernen möchten, und klicken Sie anschliessend auf «Entfernen».

Starten Sie Outlook neu!